Sarrafiye stok takibi: has altın bazlı yöntem.

Neden TL bazlı stok yetmez?

Bir sarrafiyede 100 kalem ürün varsa ve gram has fiyatı bir günde %3 değişirse, TL bazlı stok değeri de %3 değişir — ama gerçek fiziksel varlık aynıdır. Sarrafiye sahibi "bugün varlığım azaldı mı çoğaldı mı" sorusuna sadece gram has bakarak doğru cevap verebilir. Bu yüzden tüm sarrafiye yazılımları stoğu çift bakiyeli tutar.

Paralel defter mantığı

• TL kasa: Günlük nakit akışı (giriş/çıkış, vergi, gider)
• Gram has kasa: İşletmenin saf altın bakiyesi (varlık)

Her satış, alış, taklas (eski altın), eritme veya transfer hareketi her iki kasaya ayrı ayrı yazılır. Has altın hesaplaması bu sistemin çekirdeğidir.

Örnek satış kaydı

22 ayar 10 gram bilezik, satış fiyatı 50.000 TL.

• TL kasa: +50.000 TL (giriş)
• Gram has kasa: −9,16 gram (çıkış)
• Stok kalemi: −1 adet bilezik

Örnek taklas (eski altın değişimi)

Müşteri 8 gram 14 ayar (585 milyem) eski altın getirdi, 22 ayar 10 gram bilezik aldı, üstüne 25.000 TL ödedi.

• Müşteriden gelen has: 8 × 0,585 = 4,68 gram has
• Müşteriye verilen has: 9,16 gram has
• Net has çıkışı: 9,16 − 4,68 = 4,48 gram has
• TL kasa: +25.000 TL
• Gram has kasa: −4,48 gram

Görüldüğü gibi taklas tek satır değil, iki ayrı hareket olarak yazılmalı. Aksi halde fire ve maliyet kontrolü kaybolur.

Milyem bazlı stok kategorileri

Her ürün milyemi ile birlikte sınıflanır. Sarrafiyede tipik kategori şeması:

• 999 milyem (24 ayar) — külçe, has altın
• 916 milyem (22 ayar) — bilezik, beşibirlik, çeyrek
• 750 milyem (18 ayar) — pırlantalı yüzük, modeller
• 585 milyem (14 ayar) — Avrupa malı, modern takı
• Hurda — eritilmek üzere bekleyen, milyemi bilinmeyen

Aylık özet: her kategoride toplam gram + toplam gram has + adet bilgisi raporlanmalı.

Fire takibi

Fire = işlem öncesi gram − işlem sonrası gram. Her dönüşüm/üretim adımında ayrı kaydedilir:

• Eritme firesi: hurda altın eritildiğinde oluşan kayıp (genelde %0,5 - %2)
• Dökme firesi: kalıba dökerken oluşan saçılma
• İşçilik firesi: imalathane operasyonunda kayıp

Fire normaldir; ama aylık fire oranı sürekli artıyorsa bir personel veya tedarikçi sorunu vardır. Yazılım fire raporunu kategori ve personel bazlı kıracak kadar detaylı olmalı.

Günlük sayım pratiği

Mağaza kapanırken:

1. Tüm vitrin ve kasa içeriği barkod/etiket ile sayılır.
2. Her ürünün gramı ve milyemi yazılım kaydıyla kontrol edilir.
3. Toplam gram has, sistem bakiyesiyle karşılaştırılır.
4. Fark varsa → kasa açığı/fazlası olarak rapor edilir.

Mobil uygulamayla (örnek: Kuyum360 mobil sayım) telefon kamerasından barkod okutarak 200 kalem sayım 15 dakikada biter.

Çoklu şube ve transferler

Birden fazla şubeniz varsa her transfer hareketi gram has bazında iki tarafa kaydedilmelidir. Yola çıkan ürün "transit gram has" kasasına yazılır; karşı şube teslim aldığında oradan inip kendi kasasına geçer. Yola çıkış ile teslim alış arasında kaybolan ürün anında raporlanır.

Sık yapılan hatalar

• Sadece TL bazlı stok takibi (varlığı yanlış gösterir)
• Taklasta tek satır kayıt (fire ve maliyet kaybı)
• Hurdayı milyemsiz tutmak (eritme sonrası dengesizlik)
• Fire'yi günlük yerine aylık kaydetmek (sapma fark edilmez)
• Şubeler arası transferi sadece TL ile yazmak (gram has kayıt boşluğu)

Özet

• Sarrafiyede stok TL değil, gram has bazlı tutulur.
• Paralel defter standart: TL kasa + gram has kasa.
• Her hareket (satış, taklas, eritme, transfer) iki kasaya birden işlenir.
• Fire ve sayım rutini olmadan stok güveni yoktur.