Kuyumcuda kasa sayımı: günlük, haftalık, aylık.

Kuyumcuda kasa neden farklıdır?

Normal perakendecide tek kasa vardır: TL girer, TL çıkar, gün sonu sayılır. Kuyumcuda iki kasa paralel ilerler:

1. TL kasa: Banknot, POS, banka, çek-senet — para birimi cinsinden değer.
2. Gram has altın kasa: Vitrin altın stoğu, kasa altını, atölyedeki altın — gram has cinsinden değer.

Kuyumcunun sermayesi sadece TL'de değil, esas olarak gram has bazındadır. Has altın paralel defter mantığı bu yüzden zorunludur.

Üç katmanlı sayım sistemi

1) Günlük sayım (5-10 dk)

Her gün kapanış sırasında. TL kasa + gram has kasa fiziki sayımı, sistem ile mutabakat, sayım fişi imzası.

2) Haftalık mutabakat (30 dk)

Hafta sonu/pazartesi sabah. Banka, POS, atölye carisi, müşteri carisi, atölye fire dahil tüm hesapların gözden geçirilmesi.

3) Aylık defter kapama (1-2 saat)

Ay sonu. Tüm hareketlerin sınıflandırılması, KDV özel matrah hesabı, e-Fatura mutabakatı, fire raporu, kâr/zarar hesabı.

Günlük sayım: detay protokol

A) TL kasa sayımı

Çekmece açılır, banknotlar denominasyona göre ayrılır:

• 200 TL × ___
• 100 TL × ___
• 50 TL × ___
• 20 TL × ___
• 10 TL ve altı × ___
• Bozukluk: toplam tutar

Toplam fiziki TL = sistem TL kasa bakiyesi olmalı. Fark var ise:

• Açılış kasa fonu doğru mu?
• Gün boyu küçük gider (kapı bekçisi, çay) kayıtlandı mı?
• Para üstü hatası var mı (özellikle yoğun saatlerde)?

B) Gram has altın sayımı

Vitrin + kasa altınları gruplara ayrılır:

1. Sarrafiye: külçe, beşibirlik, çeyrek — milyem belli, gram tartılır, gram has hesaplanır.
2. 22 ayar bilezik / kolye: her parça tartılır, milyem 916 sabit kabul.
3. 14 / 18 ayar: her parça tartılır, milyem 585 / 750.
4. Pırlanta yüzükler: altın gramı taş çıkarılarak, milyem üzerinden gram has.
5. Atölyedeki altın: sevkiyat kaydından gram has.

Toplam fiziki gram has = sistem gram has kasa bakiyesi. Fark tartı tolerasyonu (±0,05 gr/parça) içinde olmalı.

C) POS, banka, çek-senet

• POS gün sonu raporu = sistem POS hareketleri
• Banka mobil bakiye = sistem banka hesabı
• Çek-senet defteri = sistem çek/senet kayıtları

D) Sayım fişi

İmza: kasiyer + işletme sahibi. Saklama: en az 5 yıl.

Kabul edilebilir sayım farkı

• TL kasa: Günlük ±50-100 TL bozukluk farkı (para üstü hatası).
• Gram has: Günlük 0,01-0,05 gr has tartı tolerasyonu (parça başı).
• POS / banka / çek: Sıfır farkla eşleşmeli.

Bunun üzeri ARAŞTIRILMADAN kapatılmaz.

Çoklu şube sayımı

Üç şubeli bir kuyumcuda her şube kendi günlük sayımını yapar; merkez konsolide raporu görür. Önemli kalem: transit (yoldaki) ürün. A şubesinden B şubesine sevk edilen 50 gr 22 ayar bilezik:

• A şubesi: stok çıkış (gönderildi)
• Transit: 50 gr 22 ayar
• B şubesi: stok girişine kadar transit kasada
• B şubesi alındı kayıdı → transit kapanır

Manuel takip yapan kuyumcular transit'i unutur, A şubesi açık görünür ama altın aslında yoldadır. Kuyumcu ERP sistemi bunu otomatik yapar.

Haftalık mutabakat: 5 kalem

1. Banka: Hafta boyu havale, EFT, virman → tek tek sistem ile eşleme.
2. POS: Komisyon kesintileri, geri çekmeler, slip arızaları.
3. Atölye carisi: Sevkiyat-iade-fire kalemleri, gram has alacak/borç.
4. Müşteri carisi: Vadeli satış, taklas, ön ödeme bakiyeleri.
5. Çoklu şube transit: Açık kalem var mı, nerede?

Aylık defter kapama: 7 kalem

1. KDV özel matrah hesabı (saf altın istisna - işçilik+kâr matrah)
2. e-Fatura / e-Arşiv mutabakatı (GİB portalı ile karşılaştırma)
3. Fire raporu (atölye bazında, eşik içi/üstü)
4. Stok değer raporu (TL ve gram has bazında)
5. Kâr/zarar (satış − maliyet − işçilik − genel gider)
6. Personel maaş hesabı (komisyonlar dahil)
7. Vergi karşılıkları (KDV, gelir/kurumlar, stopaj)

Sayım hatasının kök nedenleri

• Anında kayıt yapılmaması: Müşteri taklas yaptı, kayıt 30 dakika sonra → fark çıkar.
• Çoklu kasiyer karışıklığı: Kim hangi satışı yaptı belli değil → sorumluluk dağılır.
• Atölye sevkiyatı kayıtsız: Sevkiyat fiziksel oldu sistemde değil → açık.
• Tartı kalibrasyonu: Tartı 0,02 gr sapmalı → her parça sapma birikir.
• Şubeler arası transit unutulmuş: Klasik açık kalem.

Yazılımda otomatik sayım

Kuyum360 her satış, alım, taklas, sevkiyat anında TL ve gram has kasaya işler. Gün sonu kapanış ekranında:

• Sistem TL kasa bakiyesi otomatik gösterir
• Sistem gram has bakiyesi (vitrin + kasa + atölye) hesap eder
• Sayım fişi PDF tek tıkla
• Fark analizi: son hareketleri gösterir, sebep tahmin eder
• Çoklu şube transit listesi otomatik açılır

Manuel Excel'de aynı işi yapan kuyumcular bunun yarısını da yapamaz; iki kasayı eş zamanlı tutmak insan eliyle hatasız mümkün değildir.

Özet

• Kuyumcuda iki paralel kasa: TL ve gram has — birlikte sayılır.
• Üç katman: günlük (10 dk), haftalık (30 dk), aylık (1-2 saat).
• Tipik tolerans: TL ±50-100, gram has ±0,01-0,05/parça.
• Çoklu şubede transit kalemleri ayrı sayılır.
• Manuel sayım hata kaçınılmaz — yazılım gerekli.